Kulttuuritapahtuma on yleensä projektityötä, jossa työ tapahtuu projektitiimin sisällä. Projektitiimi sisältää eri aloilta erikoistuvia yksilöitä joilla yhteistyö on arkipäivistä ja sisäinen viestintä on kaiken A ja O. Ilman kommunikointia ei myöskään toimiva projektia, esimerkiksi ruokamessujen aikana teimme kattausnäyttelyä mutta huomasimme että sisäinen viestintä oli pahasti pielessä projektipäällikön ja meidän välillä, joka aiheutti harmeja ja lisätöitä meille. 

 Projektitiimin ensimmäinen vaihe on tutustua toiseensa ja luoda hyvä yhteishenki ja ilmapiiri, jossa kaikki osapuolet tietävät asemansa ja kykynsä eivätkä hypi toistensa alueilla. Projektin alkuvaiheessa on osattavaa jakaa roolit tiimin kesken. Palaverit ja kokoukset on järjestettävää usein tiedon vaihtoa varten sekä ongelmien välttämiseen ja ratkaisemiseen. Tiimillä on oltava arvot kohdallaan ja projektin onnistuminen etusijalla. Palavereissa jokainen tuo työraporttinsa esitettäväksi muille jäsenillä, jossa epäselvät asiat käsitellään yhdessä. Timo Parkkola mainitsekin että jotkut käyttävät nykyään sähköpostia kommunikoinnissa mutta tämä välillinen viestintä vaihtoehto ei ole välttämättä kaikista parhain sillä viestinnän täytyy myös olla henkilökohtaista, jossa asioista voidaan puhua avoimesti ja esimerkiksi ohjelmalehtiset, kuvat ja kirjatut tiedot voidaan nähdä fyysisesti. Palavereissa varmistetaan samalla että vapaehtoisesti projektissa työskentelevät eivät tunne itsensä ulkopuolisiksi.

 Tiedon jakaminen tiimin sisällä pitää olla sujuvaa ja yksityiskohtaiset ja olemattomatkin asiat on kerrottavaa jäsenillä, jotta noloja tilanteita ei tapahdu jossa ulkopuoliset ovat voineet saada sellaista tietoa jota joku sisäpiireistä ei vielä välttämättä tietää. Parkkola neuvookin käyttämän ”kerron ensin omalla väelle ja vasta sitten ulkopuolisille” periaate. 

Tapahtuman jälkeen on hyvää heti pitää palaveria, jossa annetaan palautetta tapahtuman sujuvuudesta, vastoinkäymisistä, menestyksestä ja onnistumisesta. Projektitiimin kiittäminen luo hyvää ja jatkuvaa yhteistyöhenkeä seuraavissa tapahtumissa ja näin taataa yhteistyökumppaneita. Kaikki projektissa osallistuneet alihankkijat ja sponsorit on muistettava jollain kiitos elellä oman imagon hyödyntämiseksi. Loppu raporttiin on mainittava kaikki yhteistyökumppanit ja kiitettävä heitä. Kiitollisuuden ja positiivisen asennen osoittaminen on osaa sujuvaa sisäistää viestintä.

Yksi tehtävistämme oli käydä hansakortelissa,hansatorissa tarkastelemaan esille laitettuja palkittuja mainoksia.

Esille oli erilaisia mainoksia eri tiedotusvälineistä mm. TV, aikakauslehti ja lehti mainoksia. Alussa en oikeen ymärtänyt tehtävän antoa niin otin parit kuvat parista mainoksesta varauden vuoksi. Mainokset eivät minua erityisemmin liikuttaneet tai en nähnyt niissä mitään minua liikuttava potentiaalia. Yksi ainoa sai kyllä huomioni , se oli kirjoitettu pienellä ruutupaperille ja huolettomalla tyylillä” Täällä nousi uratie pystyyn.Näkemiin nörtit.” Teksti oli huomiota herättävä mutta en tiedä vieläkään että mitä se oikeastaan mainosti ..hmmmm?

Toinen mainos josta otin kuva oli julisteryhmä mainos jossa juhlistettiin Agricola vuotta 2007.  Jokainen juliste oli kuvattu erilaisesssa ympäristössä mutta jokaisessa julisteessa korostui Aapinen kirja, suomen kielen alku ja lähde.

Mainoksia oli paljon ja kaikkia oli palkittu Suomen markkinointiliiton kultajyvä-palkinnoilla.

Tehtävämme oli tarkastella mainokset AIDA-kaavion mukaan, johon kuuluu neljä vaihetta tarkastella tuotetta jotta asiakas ostaa sitä lopulta. 

HAVAITSEMINEN eli saadan asiakas huomamaan tuotetta. Yhessä mainoksessa oli liimattu riveissä suklapaketteja joita itse asiassa luulin ensin kondoomi pakkauksiksi lol.  ne oli järjestelmällisesti vierekkäin liimattu taululla joka sai asiakkaan huomio niihin.

KIINNOSTUMINEN on aida kaavion toinen vaihe. sukla pakkauksien esille näyttö sai kiinnostukseni nousemaan joten lähdin lähemmäs katselemaan mistä on kyse.

HALUAMINEN saa minua halumaan  tuotetta joka on saanut minuun jonkinlaista yhteyttä.

TOIMIMINEN saa minua ostamaan tuotetta koska edelliset vaiheet ovat vaikuttaneet minuun. Yleensä kun nähdän jotain mainoksissa oleva ja käydään ostamassa sitä ,emme huomaa näitä vaiheita mutta mainoksissa toimivat tietävät ja käyttävät näitä hyväkseen.

Aloitimme päivän markkinointisuunnitelmien esityksillä. Ensin aloittelivat pojat ja sitten tytöt ja lopuksi loput …hhhh. Markkinointisuunnitelmia oli kuusi täysin toisistaan poikkevia monet olivat yrityksistä mutta pari oli tehnyt suurista tapahtumista. Oli kiinnostava nähdä mitä muut olivat tehneet ja näin arvioida omakin suunnitelma.

Iltapäivällä oli kurssin palautekeskustelu jossa jokainen sai kertoa omat mielipiteet kurssin sisällöstä. Kaikki saivat kertoa mieltään painavia kurssiin liittyviä ongelmia. mielästäni kurssi oli todella kiinnostava ja olen saanut siitä paljon irti mutta toisaalta olen ollu koko kurssin aikana vaan sairaana ja oma kone ollut vaan huollossa niin on ollut todella vaikea pysyä ajan tasalla ja keskittyä täydellisesti.

Kiitoksia Karille kärsivällisyydestä…..

Aamupäivällä teimme Karin tunnille kolmen hengen ryhmissä nopean tiedotteen Anish Kapoorin taidenäyttelystä ja niitä sitten arvosteltiin luokan kesken .

Iltapäivällä meille oli luento maineen hallinnasta. Mikä on arvostettu maininta ja mikä on  maineen hallinta olivat päivän kysymyksiä. Maineella yritys tai organisaatio voi joko menestyä tai joutua tappioon ja se on kiinni siitä että millaista kuva ,imagoa tai mainetta se luo itselleen. Kuten kari sanoi “maine on pääoma” ja eettinen yritys pärjää maailmankaupassa. Maineen arvostus  ja merkitys on noussut esille varsinkin 2000-luvulla. maineella on oltava ihanteet ja arvot jotka luovat pohjan kestävällä kehityksellä ja menestyksellä.

Aamupäivällä kävimme Pekka Vartiaisen kanssa ryhmätyöt läpi ja iltapäivällä tiedottamisen ja markkinoinnin etiikasta Karin kanssa. En oikeen pysynyt kärryille ja muistiinpanoista tuli aika epäselvät kun en oikeen aihetta ymmärtänytkään. Tiedottamisen etiikassa mietitään että mitä on julkista ja mitä ei esimerkiksi blogeissa. Mietittiin että mikä on tiedottamisen eettinen ongelma  ja mikä on yleisön oikeus saada tietää ja mikä on organisaation oikeus jättää kertomatta.

Itse en ollut paikalla mutta luennon piti Pekka Vartiainen. Luennossa käytiin lakiasioista.

millaisia oikeuksia ja keneltä voi pyytä asiakirjoja. Lain mukaan jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisten julkisista asiakirjoista pyydettäessä. kaikki viranomaisten asiakirjat ovat siis julkisia ellei niitä jostain syystä pitetä salassa. asiakirjan pyytääminen viranomaiselta oikeutta myös virasomaisen antamaan avustuksen asiakirjan löytämisessä. ellei asiakirja annetaan pyytettäessä asianomaisella on oikeus pyytä kirjallinen syy kieltäytymisen.

Tänään oli koulussa työelämäfoorumia mutta tyttöjen kanssa ajattelimme mennä Annin luo tekemään markkinointisuunnitelma. Aloitimme päivän kello 11.00 aamulla ja lopettelimme kuuden maissa ….päivä oli raskas mutta saatiin ensimmäistä markkinointisuunnitelma valmiiksi.

Saimme kuulla että Kari oli pretty upset kun työelämäfoorumilla ei ollut näkynyt ketään oppilaista mikä oli harmillista mutta näimme markkinointisuunnitelman tekemistä valmiiksi tärkeäksi kurssin kannalta. Harmi että emme tienneet että paikalla tulee kaksi ulkopuolista luennoitsija olisi ollut kiva olla paikalla…..

Aamu kymmeneltä menimme markkinointisuunnitelma tiimimme kanssa kirjastoon tekemään toista markinointisuunnitelmamme ja ajoimme jatka sitä jos se jää keskeen vierailumme jälkeen.

Retkipäivämme suuntasimme kello 13.00 Turun sanomiin joka oli sinänsä jännä sillä en ole koskaan käynyt missään lehden toimituksessa. Kulttuuriosaston päällikkö Riitta Morton ohjasi meitä toimituksen ATK huoneseen missä hän kertoi hyvästä tiedotustilaisuudesta ja sen sopivasta pito ajasta. Hänkertoi mikä olisi hyvä lehdistö tilaisuus ja esim. jos se pitetän jostain teatterin esitelmästä on hyvä varata ennakkoon aika lehdistölle jossa he voivat saada kuva tulevasta näytelmästä ym.

Lehdistölle on ilmoitettava ajoissa noin viikko ennen jos on pieni tapahtuma tulossa  ja noin kuukausi jos isompi tapahtuma.

Seuraavaksi suuntasimme Turku teveheen joka oli samassa rakennuksessa. siellä meille pidettiin jännittävää pikakierros studiossa ja työhuoneissa ja saimme nähdä tuleva tv esityksen tekemistä. tähän sitten loppui esittely ja retkipäivämme .

Tyttöjen kanssa suuntasimme Cosmoon jatkamaan markkinointisuunnitelman tekemistä loppuun . Antoisa päivä kaikkiaan

juttelimme siitä että valtionhallinto ja sen viestintä ovat kansalaisia varten.Viestintä on aktiivista ja palvelevaa.Viestinnnän periaatteina on että informaatio on saatavilla siellä missä kansalaiset asioivat ja edistettävää asiayhteyksien ymmärtämistä.

Viestintä ei saa koskaan olla valheellista tai harhaanjohtava. Viestinnän keinot valitaan kohderyhmien mukaan. Tiedottaminen on osa kriisihallinta joka tekee halla tai hyvää.Kriisiviestinnässä parhaan lopputuloksen aikaansaamiseksi on tehdä yhteistyötä toimittajien kanssa ja varautua aina yllätyksiin. Kävimme eilisen päivän loppu tiedotteet läpi ja teimme uudeet tiedotteet Seikkis Rockista ja niitä sitten ryhmässä kävimme läpi ja arvostelimme jokaisen tiedottetta. Se oli kiinnostavaa sillä saimme jokainen nähdä millainen tiedote tyyli jokaisella on.

Luentoja pariksi  päiväksi meille tuli pitämään hopsaajamme vaimo Outi Katajarinne. Kävimme läpi hyvän tiedotteen laatimista ja suunnittelemista. On hyvää ensimmäiseksi tietää mikä on hyvä tiedote ja mistä tiedottaa. Hyvän tiedotteen määrittely vastaa kysymyksiin :mitä,kuka,missä,milloin,miksi,mitä sitä seuraa ja kuka antaa lisä tietoa?

tiedotteen pitä olla helposti luettava ja tekstin helposti avautuva lukijoille. Tiedotteessa tärkein tieto saa leveimmän paikan …hierarkia menetelmä. Otsikko on kriittisin asia tiedotteessa joka herättää lukijansa mielenkiinnon. Kävimme myös tiedotustilaisuuden järjestämisestä ja tiedottamisesta.

Iltapäivällä saimme itse laatia omia tiedotteita joko omasta tilaisuudesta tai Outin antamasta projektista.  Tehtävä oli mielenkiintoinen  koska en ole koskaan ennen tehnyt sellaista kuten ei varmaan ketään muukaa. Kulttuurituottajana on hyvää oppia tekemään tiedotteita ja tiedotustilaisuuksia sillä niitä varmasti tulee tien varrelle paljon.